Dodací listy bývají v provozu nenápadný dokument. Dokud jich nejsou desetitisíce až statisíce ročně. Pak už nejde jen o archivaci skenů, ale o dohledatelnost, kontrolu údajů, evidenci vratných obalů a napojení na ERP. Právě v takové chvíli se z tématu dodací listy stává důležitý provozní proces. Na projektu pro Accom Holding je dobře vidět, proč má digitalizace dodacích listů smysl řešit jako proces, ne jako úložiště dokumentů.
Dodací list se v papírovém provozu snadno ztratí mezi skenem, ruční poznámkou a záznamem v ERP. Informace existuje, ale není vždy na správném místě ve správný čas. U menšího objemu to firma často zvládne ručně. U vysokého objemu už každé opisování a dohledávání znamená zátěž pro provoz i administrativu.
V projektu pro Accom Holding navrhl Quartex Praha řešení, které propojuje webovou aplikaci, AI/OCR vytěžování, digitální archiv a integraci do Microsoft Dynamics NAV. Cílem nebylo nahradit ERP. Cílem bylo doplnit ho tam, kde samotný ERP systém není ideální nástroj pro práci se skeny, ručně doplněnými údaji a kontrolou dokumentů.
Kdy se z dodacích listů stane provozní problém
Digitalizace dodacích listů pomáhá převést ručně doplňované údaje do kontrolovaného datového toku.
Podle podkladu k projektu Accom Holding se roční objem zpracování může pohybovat až kolem 200 000 kusů dodacích listů. V takovém měřítku už dodací listy nejsou jen administrativní doprovod k rozvozu. Jsou to provozní data, která musí být dohledatelná, kontrolovatelná a navázaná na hlavní systém firmy.
Výchozí proces byl založený na papírových dodacích listech. Řidič doplnil vybrané údaje ručně na dokument, dokument se následně skenoval a důležité hodnoty se přepisovaly do ERP systému. To je běžný postup, ale s rostoucím objemem začne být náročný na čas, přesnost i kontrolu.
Problém není jen samotný přepis. Problém je roztříštění informací. Část dat je na papíře, část ve skenu, část v ERP. Uživatel pak musí ověřovat, zda se dokument správně zaevidoval, zda se údaje opsaly správně a zda lze zpětně dohledat původní podklad. Dodací listy proto potřebují jednotný postup, ne jen další místo pro ukládání souborů.
Co bylo cílem řešení pro Accom Holding
Accom Holding je dlouholetým zákazníkem Quartex Praha. Skupina Accom se podle dodaného podkladu zaměřuje na služby a produkty v oblasti distribuce a logistiky potravinářských výrobků. Právě v takovém oboru má evidence dodacích listů, vratných obalů a přepravek vysoký provozní význam.
Cílem projektu bylo vytvořit digitální systém, který zpracování dodacích listů zrychlí, omezí ruční přepis, umožní spárování naskenovaného dokumentu s ERP a nabídne přehledný archiv pro zpětné dohledání. Důležitou součástí zadání byla evidence vratných obalů, které nahrazují jednorázové obaly a vyžadují přesnou evidenci.
Řešení mělo respektovat stávající ERP prostředí zákazníka. Accom Holding pracuje s Microsoft Dynamics NAV, proto hlavní evidence zůstává v NAV. Webová aplikace doplňuje proces tam, kde je vhodnější pracovat mimo ERP: se skeny, vytěžováním, validací, archivem a kontrolním přehledem.
Jak je řešení postavené
Proces skenování, AI/OCR extrakce, kontroly a spárování dodacích listů s ERP.
Quartex Praha navrhl řešení složené ze dvou hlavních částí. První část běží ve stávajícím ERP systému Dynamics NAV. Druhá část zajišťuje webovou aplikaci, zpracování dokumentů, AI/OCR vytěžování, archiv a komunikaci s ERP.
ERP část přijímá datovou zprávu z webové aplikace, dohledá dodací list podle čísla dokumentu a zapíše vytěžené hodnoty do odpovídajícího záznamu v Dynamics NAV. Uživatel zároveň může zobrazit naskenovaný dokument uložený ve webové aplikaci přímo z ERP.
Webová část zajišťuje načítání skenů, komprimaci dokumentů, vytěžování údajů, validaci, archivaci a předání dat do ERP. Součástí je formulář pro kontrolu vytěžených údajů, archiv s vyhledáváním a filtrováním a kontrolní report pro doklady bez vytěženého čísla nebo s chybou vytěžení.
Důležité je, že aplikace není samostatná evidence vedle ERP. Je to procesní vrstva, která pomáhá zpracovat dokument a předat správná data do hlavního systému.
Jaké dokumenty se zpracovávají
Rozsah řešení byl navržen podle dodaných a testovaných podkladů od Accom Holding. To je u podobných projektů důležité. AI/OCR vytěžování není univerzální kouzlo na jakýkoli dokument bez kontextu. Funguje nejlépe, když se řeší konkrétní typy dokumentů, konkrétní údaje a konkrétní návaznost na systém.
Prodejní dodací list
U běžného prodejního dodacího listu se vytěžuje číslo dodacího listu. To slouží jako klíčový údaj pro spárování dokumentu s odpovídajícím záznamem v ERP.
Dodací list s ručně vyplňovanou tabulkou
U definovaného typu dodacího listu se kromě čísla dokumentu vytěžují také údaje z ručně vyplňované tabulky vratných obalů a přepravek. Právě tato část převádí ručně doplněné provozní údaje do digitální podoby a následně do ERP systému.
Faktura
U faktur se vytěžuje číslo dodacího listu z textu faktury. Číslo přitom nemusí být vždy na stejném místě dokumentu, což klade vyšší nároky na vytěžování i následnou kontrolu.
Proč dodací listy nestačí jen uložit jako sken
Sken dokumentu je užitečný, ale sám o sobě neřeší proces. Pokud je dokument uložený ve složce bez vazby na ERP, uživatel pořád musí vědět, kde ho hledat, jak ho spárovat a zda z něj někdo správně přepsal potřebné údaje.
V navrženém řešení je archiv součástí řízeného procesu. Uživatelé mohou dokumenty vyhledávat, filtrovat a zpětně kontrolovat. Zároveň vidí výjimky, například doklady bez vytěženého čísla nebo s chybou vytěžení. To je u vysokého objemu dokumentů zásadní, protože problém musí být rychle viditelný.
Výsledkem je, že papírový dodací list se nechová jako izolovaný sken. Stává se součástí datového toku: dokument je načtený, číslo dodacího listu vytěžené, údaje z vratných obalů zpracované a výsledek předaný do Dynamics NAV.
Accom Holding aktuálně pracuje s Microsoft Dynamics NAV. Řešení je ale podle podkladu navržené tak, aby bylo připravené také na budoucí napojení na Microsoft Dynamics 365 Business Central.
To je důležité z pohledu dlouhodobé udržitelnosti. Firma může digitalizovat konkrétní provozní proces už nyní a zároveň se nepřivázat k jednorázovému řešení, které nebude možné rozvíjet. Možnosti dalšího rozvoje zahrnují další typy dokumentů, rozšíření workflow, rozšíření archivu, provozní reporting a budoucí napojení na Business Central.
Quartex Praha u podobných projektů neřeší jen obrazovky aplikace. Důležité jsou datové vazby, kontrolní mechanismy, napojení na ERP, provozní odpovědnosti a další udržitelnost řešení.
Co si z toho může odnést firma, která řeší dodací listy
Digitální archiv dodacích listů s přehledem stavů, vratných obalů a náhledem původního dokumentu.
Případ Accom Holding ukazuje, že digitalizace dodacích listů dává největší smysl ve chvíli, kdy dokument přestane být jen papír nebo sken a začne být součástí řízeného procesu.
Firma získává rychlejší přístup k dokumentům, lepší kontrolu nad výjimkami, menší závislost na ručním přepisování a přesnější návaznost na ERP. Zároveň vzniká základ pro další automatizaci dokladových procesů.
Nejde o to nasadit technologii pro technologii. Smysl má řešení, které respektuje reálný provoz, typy dokumentů, práci uživatelů a hlavní systém firmy.
FAQ: digitalizace dodacích listů
Co je digitalizace dodacích listů?
Digitalizace dodacích listů je proces, při kterém se papírové nebo skenované dodací listy převádí do digitální podoby, vytěžují se z nich důležité údaje a ty se následně ukládají nebo předávají do ERP systému.
Umí řešení pracovat s ručně vyplněnými údaji?
Ano, pokud je řešení navržené podle konkrétních vzorů dokumentů. V projektu pro Accom Holding se počítá i s vytěžováním údajů z ručně vyplňované tabulky vratných obalů a přepravek u definovaného typu dodacího listu.
Lze řešení napojit na Dynamics NAV?
Ano. V projektu pro Accom Holding je řešení navržené s napojením na Microsoft Dynamics NAV. ERP část přijímá vytěžená data, dohledává správný dodací list a zapisuje hodnoty do odpovídajícího záznamu.
Je možné řešení připravit i pro Business Central?
Ano. Podklad k projektu uvádí připravenost na budoucí napojení na Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Nahrazuje webová aplikace ERP?
Ne. ERP zůstává hlavním systémem pro provozní evidenci. Webová aplikace doplňuje práci se skeny, vytěžováním, archivací a kontrolou dokumentů. Dodací listy tak zůstávají součástí provozního procesu, ne oddělenou složkou mimo systém.
Chcete podobně řešit dodací listy nebo jiné doklady?
Pokud pracujete s velkým množstvím dodacích listů, skenů, faktur nebo ručně vyplňovaných dokumentů, má smysl začít analýzou konkrétního procesu. Quartex Praha Vám pomůže navrhnout řešení, které propojí webovou aplikaci, AI/OCR vytěžování, kontrolu dat a Váš ERP systém.
Řešíte digitalizaci dokladů nebo navazující aplikaci k ERP?
Ozvěte se nám. Projdeme, kde dnes doklady vznikají, kdo je kontroluje, jak se párují s ERP a jestli dává smysl webová aplikace, integrace nebo úprava procesu.
Dodací listy v ERP: proč nestačí sken a složka v počítači
Dodací listy bývají v provozu nenápadný dokument. Dokud jich nejsou desetitisíce až statisíce ročně. Pak už nejde jen o archivaci skenů, ale o dohledatelnost, kontrolu údajů, evidenci vratných obalů a napojení na ERP. Právě v takové chvíli se z tématu dodací listy stává důležitý provozní proces. Na projektu pro Accom Holding je dobře vidět, proč má digitalizace dodacích listů smysl řešit jako proces, ne jako úložiště dokumentů.
Dodací list se v papírovém provozu snadno ztratí mezi skenem, ruční poznámkou a záznamem v ERP. Informace existuje, ale není vždy na správném místě ve správný čas. U menšího objemu to firma často zvládne ručně. U vysokého objemu už každé opisování a dohledávání znamená zátěž pro provoz i administrativu.
V projektu pro Accom Holding navrhl Quartex Praha řešení, které propojuje webovou aplikaci, AI/OCR vytěžování, digitální archiv a integraci do Microsoft Dynamics NAV. Cílem nebylo nahradit ERP. Cílem bylo doplnit ho tam, kde samotný ERP systém není ideální nástroj pro práci se skeny, ručně doplněnými údaji a kontrolou dokumentů.
Kdy se z dodacích listů stane provozní problém
Podle podkladu k projektu Accom Holding se roční objem zpracování může pohybovat až kolem 200 000 kusů dodacích listů. V takovém měřítku už dodací listy nejsou jen administrativní doprovod k rozvozu. Jsou to provozní data, která musí být dohledatelná, kontrolovatelná a navázaná na hlavní systém firmy.
Výchozí proces byl založený na papírových dodacích listech. Řidič doplnil vybrané údaje ručně na dokument, dokument se následně skenoval a důležité hodnoty se přepisovaly do ERP systému. To je běžný postup, ale s rostoucím objemem začne být náročný na čas, přesnost i kontrolu.
Problém není jen samotný přepis. Problém je roztříštění informací. Část dat je na papíře, část ve skenu, část v ERP. Uživatel pak musí ověřovat, zda se dokument správně zaevidoval, zda se údaje opsaly správně a zda lze zpětně dohledat původní podklad. Dodací listy proto potřebují jednotný postup, ne jen další místo pro ukládání souborů.
Co bylo cílem řešení pro Accom Holding
Accom Holding je dlouholetým zákazníkem Quartex Praha. Skupina Accom se podle dodaného podkladu zaměřuje na služby a produkty v oblasti distribuce a logistiky potravinářských výrobků. Právě v takovém oboru má evidence dodacích listů, vratných obalů a přepravek vysoký provozní význam.
Cílem projektu bylo vytvořit digitální systém, který zpracování dodacích listů zrychlí, omezí ruční přepis, umožní spárování naskenovaného dokumentu s ERP a nabídne přehledný archiv pro zpětné dohledání. Důležitou součástí zadání byla evidence vratných obalů, které nahrazují jednorázové obaly a vyžadují přesnou evidenci.
Řešení mělo respektovat stávající ERP prostředí zákazníka. Accom Holding pracuje s Microsoft Dynamics NAV, proto hlavní evidence zůstává v NAV. Webová aplikace doplňuje proces tam, kde je vhodnější pracovat mimo ERP: se skeny, vytěžováním, validací, archivem a kontrolním přehledem.
Jak je řešení postavené
Quartex Praha navrhl řešení složené ze dvou hlavních částí. První část běží ve stávajícím ERP systému Dynamics NAV. Druhá část zajišťuje webovou aplikaci, zpracování dokumentů, AI/OCR vytěžování, archiv a komunikaci s ERP.
ERP část přijímá datovou zprávu z webové aplikace, dohledá dodací list podle čísla dokumentu a zapíše vytěžené hodnoty do odpovídajícího záznamu v Dynamics NAV. Uživatel zároveň může zobrazit naskenovaný dokument uložený ve webové aplikaci přímo z ERP.
Webová část zajišťuje načítání skenů, komprimaci dokumentů, vytěžování údajů, validaci, archivaci a předání dat do ERP. Součástí je formulář pro kontrolu vytěžených údajů, archiv s vyhledáváním a filtrováním a kontrolní report pro doklady bez vytěženého čísla nebo s chybou vytěžení.
Důležité je, že aplikace není samostatná evidence vedle ERP. Je to procesní vrstva, která pomáhá zpracovat dokument a předat správná data do hlavního systému.
Jaké dokumenty se zpracovávají
Rozsah řešení byl navržen podle dodaných a testovaných podkladů od Accom Holding. To je u podobných projektů důležité. AI/OCR vytěžování není univerzální kouzlo na jakýkoli dokument bez kontextu. Funguje nejlépe, když se řeší konkrétní typy dokumentů, konkrétní údaje a konkrétní návaznost na systém.
Prodejní dodací list
U běžného prodejního dodacího listu se vytěžuje číslo dodacího listu. To slouží jako klíčový údaj pro spárování dokumentu s odpovídajícím záznamem v ERP.
Dodací list s ručně vyplňovanou tabulkou
U definovaného typu dodacího listu se kromě čísla dokumentu vytěžují také údaje z ručně vyplňované tabulky vratných obalů a přepravek. Právě tato část převádí ručně doplněné provozní údaje do digitální podoby a následně do ERP systému.
Faktura
U faktur se vytěžuje číslo dodacího listu z textu faktury. Číslo přitom nemusí být vždy na stejném místě dokumentu, což klade vyšší nároky na vytěžování i následnou kontrolu.
Proč dodací listy nestačí jen uložit jako sken
Sken dokumentu je užitečný, ale sám o sobě neřeší proces. Pokud je dokument uložený ve složce bez vazby na ERP, uživatel pořád musí vědět, kde ho hledat, jak ho spárovat a zda z něj někdo správně přepsal potřebné údaje.
V navrženém řešení je archiv součástí řízeného procesu. Uživatelé mohou dokumenty vyhledávat, filtrovat a zpětně kontrolovat. Zároveň vidí výjimky, například doklady bez vytěženého čísla nebo s chybou vytěžení. To je u vysokého objemu dokumentů zásadní, protože problém musí být rychle viditelný.
Výsledkem je, že papírový dodací list se nechová jako izolovaný sken. Stává se součástí datového toku: dokument je načtený, číslo dodacího listu vytěžené, údaje z vratných obalů zpracované a výsledek předaný do Dynamics NAV.
Dodací listy v Business Central a další rozvoj
Accom Holding aktuálně pracuje s Microsoft Dynamics NAV. Řešení je ale podle podkladu navržené tak, aby bylo připravené také na budoucí napojení na Microsoft Dynamics 365 Business Central.
To je důležité z pohledu dlouhodobé udržitelnosti. Firma může digitalizovat konkrétní provozní proces už nyní a zároveň se nepřivázat k jednorázovému řešení, které nebude možné rozvíjet. Možnosti dalšího rozvoje zahrnují další typy dokumentů, rozšíření workflow, rozšíření archivu, provozní reporting a budoucí napojení na Business Central.
Quartex Praha u podobných projektů neřeší jen obrazovky aplikace. Důležité jsou datové vazby, kontrolní mechanismy, napojení na ERP, provozní odpovědnosti a další udržitelnost řešení.
Co si z toho může odnést firma, která řeší dodací listy
Případ Accom Holding ukazuje, že digitalizace dodacích listů dává největší smysl ve chvíli, kdy dokument přestane být jen papír nebo sken a začne být součástí řízeného procesu.
Firma získává rychlejší přístup k dokumentům, lepší kontrolu nad výjimkami, menší závislost na ručním přepisování a přesnější návaznost na ERP. Zároveň vzniká základ pro další automatizaci dokladových procesů.
Nejde o to nasadit technologii pro technologii. Smysl má řešení, které respektuje reálný provoz, typy dokumentů, práci uživatelů a hlavní systém firmy.
FAQ: digitalizace dodacích listů
Co je digitalizace dodacích listů?
Digitalizace dodacích listů je proces, při kterém se papírové nebo skenované dodací listy převádí do digitální podoby, vytěžují se z nich důležité údaje a ty se následně ukládají nebo předávají do ERP systému.
Umí řešení pracovat s ručně vyplněnými údaji?
Ano, pokud je řešení navržené podle konkrétních vzorů dokumentů. V projektu pro Accom Holding se počítá i s vytěžováním údajů z ručně vyplňované tabulky vratných obalů a přepravek u definovaného typu dodacího listu.
Lze řešení napojit na Dynamics NAV?
Ano. V projektu pro Accom Holding je řešení navržené s napojením na Microsoft Dynamics NAV. ERP část přijímá vytěžená data, dohledává správný dodací list a zapisuje hodnoty do odpovídajícího záznamu.
Je možné řešení připravit i pro Business Central?
Ano. Podklad k projektu uvádí připravenost na budoucí napojení na Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Nahrazuje webová aplikace ERP?
Ne. ERP zůstává hlavním systémem pro provozní evidenci. Webová aplikace doplňuje práci se skeny, vytěžováním, archivací a kontrolou dokumentů. Dodací listy tak zůstávají součástí provozního procesu, ne oddělenou složkou mimo systém.
Chcete podobně řešit dodací listy nebo jiné doklady?
Pokud pracujete s velkým množstvím dodacích listů, skenů, faktur nebo ručně vyplňovaných dokumentů, má smysl začít analýzou konkrétního procesu. Quartex Praha Vám pomůže navrhnout řešení, které propojí webovou aplikaci, AI/OCR vytěžování, kontrolu dat a Váš ERP systém.
Probrat digitalizaci dokladů s Quartex Praha
Řešíte digitalizaci dokladů nebo navazující aplikaci k ERP?
Ozvěte se nám. Projdeme, kde dnes doklady vznikají, kdo je kontroluje, jak se párují s ERP a jestli dává smysl webová aplikace, integrace nebo úprava procesu.
Tagy:
Nejnovější příspěvky
Kategorie
Štítky