Účinnost od: 21. října 2026
Tyto zásady popisují, jak společnost Quartex Praha, s.r.o. zpracovává osobní údaje v rámci služby Quartex WhatsApp Gateway (aplikace Meta „wapp-gateway“; dále jen „Služba“). Služba umožňuje firmám přijímat zprávy, které jim jejich zákazníci posílají přes WhatsApp, ukládat je, zpřístupnit je jejich interním systémům a na zprávy odpovídat. Služba využívá oficiální WhatsApp Business Platform (Cloud API) společnosti Meta.
Číslo WhatsApp lze ke Službě připojit dvěma způsoby a obě mohou fungovat současně:
- Firemní (sběrné) číslo připojené jen ke Cloud API. Zprávy vyřizují pracovníci firmy přes Službu a interní aplikace, ne v aplikaci WhatsApp v telefonu. Konverzaci lze přidělit konkrétnímu obchodníkovi, například podle kódu, který zákazník odešle z odkazu nebo QR kódu tohoto obchodníka.
- Číslo obchodníka v režimu coexistence. Obchodník dál používá aplikaci WhatsApp Business ve svém telefonu a stejné číslo je zároveň připojené ke Cloud API. Služba přijímá zprávy zákazníků i zprávy, které obchodník napíše z telefonu.
- Obecné zásady zpracování osobních údajů naší společnosti najdete na https://quartexpraha.cz/zasady-zpracovani-osobnich-udaju/. Tento dokument je doplňuje pro Službu.
1. Kdo jsme
Quartex Praha, s.r.o., IČO 25678230, DIČ CZ25678230, se sídlem Nádražní 203/9, 250 64 Měšice, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 60466. Kontakt pro ochranu osobních údajů: info@quartex.cz, tel. +420 602 740 062.
2. Naše role
Když Službu používáme pro vlastní komunikaci se zákazníky (WhatsApp čísla společnosti Quartex Praha a jejích obchodníků), jsme správcem osobních údajů.
Když Službu provozujeme pro jinou firmu (klienta, který k ní připojil svůj účet WhatsApp Business), je správcem údajů jeho zákazníků tento klient a my jsme jeho zpracovatelem. Údaje zpracováváme jen podle jeho pokynů a podle smlouvy o zpracování osobních údajů. S žádostmi týkajícími se takové komunikace se prosím obracejte přímo na danou firmu; pokud se obrátíte na nás, žádost jí předáme.
3. Jaké údaje zpracováváme
O lidech, kteří píší na připojená WhatsApp čísla (zákazníci):
- identifikátor uživatele WhatsApp (business-scoped user ID) a telefonní číslo, pokud je k dispozici;
- jméno z profilu WhatsApp;
- obsah zpráv: text, reakce, polohu, kontakty a přílohy (dokumenty, obrázky, hlasové zprávy, videa) včetně souborů;
- metadata zpráv: čas odeslání a přijetí, stav doručení a přečtení, identifikátory zpráv a konverzací;
- u firemního čísla údaj, kterému obchodníkovi je konverzace přidělena, a kód z odkazu nebo QR kódu, přes který zákazník napsal;
- zprávy, které firma odeslala zpět (odpovědi, šablony, reakce), a u čísel připojených v režimu coexistence i zprávy, které obchodník napsal z aplikace WhatsApp Business v telefonu.
- Při připojení čísla, které obchodník používá v aplikaci WhatsApp Business (režim coexistence): WhatsApp při připojení přenese do Služby kontakty z aplikace (jméno a telefonní číslo kontaktů, které mají WhatsApp) a, pokud s tím majitel čísla při připojení souhlasí, i historii chatů za posledních nejvýše 6 měsíců. Služba tak může zpracovávat údaje i o lidech, kteří se Službou dosud nekomunikovali, ale jsou v kontaktech nebo v dřívější konverzaci obchodníka. Tyto údaje dále synchronizujeme, dokud je číslo připojené.
O obchodnících: jméno a přidělené konverzace; u čísel v režimu coexistence také telefonní číslo, zobrazované jméno a zprávy, které z čísla odeslali.
O firmách, které Službu používají (klienti), a jejich účtech: název firmy, identifikátory účtu WhatsApp Business a telefonních čísel, zobrazované jméno, šablony zpráv, nastavení webhooků a přístupové tokeny. Tyto údaje získáváme přes rozhraní Meta s oprávněními whatsapp_business_management a whatsapp_business_messaging, a to jen pro účty, které nám klient sám připojil (např. přes Embedded Signup).
O pracovnících, kteří Službu obsluhují (operátoři): jméno, e-mail, přihlašovací údaje (heslo ukládáme jen jako kryptografický otisk), záznam o jejich akcích ve Službě.
Nezpracováváme zvláštní kategorie osobních údajů, pokud je zákazník sám nepošle v obsahu zprávy.
4. Proč údaje zpracováváme a na jakém základě
| Účel | Právní základ |
|---|---|
| Příjem, uložení a zobrazení zpráv a odpovídání na ně | plnění smlouvy / jednání o smlouvě se zákazníkem; u klientů plnění smlouvy s klientem |
| Předání zprávy a příloh interním systémům firmy (např. k vyřízení poptávky, k vytěžení údajů z přiloženého dokumentu) | oprávněný zájem na vyřízení dotazu, který nám zákazník sám poslal |
| Přidělení konverzace na firemním čísle odpovědnému obchodníkovi a jeho upozornění na novou zprávu | oprávněný zájem na tom, aby dotaz vyřídil obchodník, kterému zákazník chtěl psát |
| Převzetí kontaktů a historie chatů z aplikace WhatsApp Business při připojení čísla obchodníka a jejich průběžná synchronizace | oprávněný zájem na plynulém navázání na dosavadní komunikaci se zákazníky |
| Filtrování nevyžádaných zpráv (spam) a třídění zpráv, včetně automatizovaného posouzení jazykovým modelem | oprávněný zájem na ochraně před spamem a na efektivním vyřízení zpráv |
| Statistiky provozu po klientech pro vyúčtování | plnění smlouvy s klientem, právní povinnost (účetnictví) |
| Bezpečnost, ladění a dohled nad provozem Služby | oprávněný zájem |
Automatizované posouzení zprávy (např. spam / ne spam) nemá vůči zákazníkovi žádné právní účinky; zprávu označenou jako spam může operátor kdykoli zkontrolovat a označení zrušit.
5. Kde údaje ukládáme
Služba běží na virtuálních serverech, které si pronajímáme od poskytovatele cloudové infrastruktury, v datových centrech na území Evropské unie. Software Služby, databáze, zprávy i přílohy na těchto serverech spravuje sama společnost Quartex Praha, s.r.o.; nevyužíváme žádné další cloudové služby třetích stran pro ukládání nebo zpracování zpráv (např. hostované databáze nebo úložiště souborů). Poskytovatel infrastruktury je naším zpracovatelem, je vázán smlouvou o zpracování osobních údajů a k obsahu dat nemá přístup za jiným účelem než provozu serverů.
6. Komu údaje předáváme
Údaje předáváme jen v rozsahu nutném pro fungování Služby:
- poskytovatel pronajatých virtuálních serverů v EU (viz čl. 5) — jako zpracovatel, který zajišťuje provoz infrastruktury;
- Meta Platforms Ireland Ltd. (WhatsApp Business Platform) — zprávy se k nám dostávají a od nás odcházejí přes WhatsApp Cloud API. Zpracování na straně Meta se řídí podmínkami a zásadami WhatsApp a Meta; Meta může údaje zpracovávat i mimo EU v souladu se svými zárukami podle GDPR.
- OpenRouter, Inc. (USA) — zprostředkovatel přístupu k jazykovým modelům. Používáme jej jen pro třídění a filtrování zpráv a pro vytěžení údajů z přiložených dokumentů, pokud je to pro vyřízení zprávy potřeba. Předává se jen obsah nezbytný pro daný úkol. OpenRouter je naším zpracovatelem podle své smlouvy o zpracování osobních údajů; předání do USA je zajištěno standardními smluvními doložkami schválenými Evropskou komisí (rozhodnutí (EU) 2021/914). Požadavky směrujeme jen k poskytovatelům modelů, kteří údaje neukládají pro vlastní účely a nepoužívají je k trénování modelů.
- interní systémy správce — u klientů jejich vlastní aplikace, kterým Služba zprávy zpřístupní přes zabezpečené API; u nás naše interní aplikace (např. zpracování dokumentů).
- orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon.
- Osobní údaje neprodáváme, nepoužíváme je k reklamě ani k profilování pro marketing a nepředáváme je dalším třetím stranám.
7. Jak dlouho údaje uchováváme
- Zprávy a přílohy: 24 měsíců od poslední komunikace se zákazníkem, u klientů po dobu trvání smlouvy s klientem nebo kratší dobu, kterou klient určí; poté je smažeme.
- Záznamy o využití a statistiky pro vyúčtování (bez obsahu zpráv): po dobu stanovenou účetními a daňovými předpisy.
- Technické logy: 30 dní.
- Údaje o účtech klientů a přístupové tokeny: po dobu připojení účtu; po odpojení je smažeme.
8. Vaše práva
Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Žádosti posílejte na info@quartex.cz; vyřídíme je bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.gov.cz).
9. Jak požádat o smazání údajů
Chcete-li, abychom smazali zprávy a další údaje, které o vás ve Službě máme:
- napište na info@quartex.cz s předmětem „Smazání údajů — WhatsApp“;
- uveďte telefonní číslo nebo jméno, pod kterým jste nám psali přes WhatsApp, a firmu, které jste psali;
- pro ověření vaší totožnosti vás můžeme požádat o potvrzení z téhož WhatsApp čísla.
- Údaje smažeme do 30 dnů a o výsledku vás informujeme. Pokud jste psali firmě, pro kterou Službu provozujeme jako zpracovatel, žádost vyřídíme po dohodě s ní. Údaje, které musíme ze zákona uchovat (např. účetní doklady), smažeme po uplynutí zákonné lhůty. Smazáním u nás nejsou dotčeny kopie zpráv ve vašem telefonu ani na straně WhatsApp/Meta.
Klient, který odpojí svůj účet WhatsApp Business od Služby, může požádat o smazání všech údajů týkajících se tohoto účtu stejným způsobem.
10. Zabezpečení
Přístup ke Službě je chráněn osobními účty operátorů, šifrovaným spojením (HTTPS) a oddělením dat jednotlivých klientů. Přístupové klíče k rozhraní Meta a OpenRouter uchováváme odděleně a nikdy je nezapisujeme do logů. Přístup k údajům mají jen pověření pracovníci.
11. Změny zásad
Zásady můžeme aktualizovat; aktuální znění je vždy zveřejněno na této stránce s datem účinnosti. O podstatných změnách budeme klienty informovat předem.