Od objednávky po naplánovanou přepravu v jedné aplikaci

Pro L7 Group jsme v Quartex Praha vyvinuli webovou aplikaci pro řízení automobilové dopravy. Propojuje příjem objednávek, AI zpracování dokumentů, plánování přeprav, flotilu, data z Transics, výpočet tras a komunikaci s Microsoft Dynamics NAV.

Dispečer tak pracuje s objednávkou, zásilkou, vozidlem, trasou i stavem předání do ERP v jednom prostředí. Nemusí stejné informace hledat a přepisovat mezi e-mailem, Excelem, Navisionem a telematikou.

Řešení v kostce

Zakázková aplikace pro L7 Group propojuje příjem objednávek a jejich AI zpracování, plánování automobilových přeprav, flotilu a telematická data z Transics s Microsoft Dynamics NAV. Dispečer tak řídí celý proces od přijaté objednávky po naplánovanou a do ERP předanou přepravu v jednom prostředí.

Výchozí situace

Plánování automobilové dopravy pracuje s velkým množstvím dat, která se během dne mění.

Do rozhodování vstupují objednávky zákazníků, místa nakládky a vykládky, převážená vozidla a VIN, dostupnost flotily, řidiči, prostoje, externí dopravci, termíny i aktuální poloha aut.

Na konci procesu musí být správná data předána do Navisionu a dispečer potřebuje vědět, zda byla skutečně přijata a zpracována.

Cílem projektu proto bylo spojit jednotlivé kroky do jednoho pracovního prostředí postaveného podle skutečného provozu L7 Group.

Objednávky zpracované pomocí AI

Aplikace sleduje firemní objednávkovou schránku a nové objednávky zpracovává automaticky.

Pokud objednávka přijde v PDF, AI z ní vytěží například číslo objednávky, zákazníka, nakládky a vykládky, časy, vozidla, VIN a cenu.

Získané informace systém páruje s číselníky Microsoft Dynamics NAV. Zákazníka hledá podle IČO, DIČ nebo názvu, distribuční místa podle adresy, PSČ a města.

Pokud si systém není výběrem jistý, nerozhodne za uživatele a nabídne mu možné varianty ke kontrole.

Z objednávky následně připraví návrh, který dispečer zkontroluje, případně upraví a předá do dalšího zpracování.

Součástí aplikace je také přehled objednávek, vyhledávání podle čísla objednávky nebo VIN a vlastní prohlížeč PDF přímo vedle e-mailu.

Nabídky a spotové poptávky

Aplikace umožňuje zakládat nabídky a hromadně importovat zásilky z Excelu, XML a EDI.

Spotové poptávky přicházející e-mailem lze rovněž zpracovat pomocí AI. Z nestrukturovaného textu vzniknou data, se kterými může dispečer dál pracovat.

Pokud AI některou poptávku vyhodnotí chybně, lze případ označit a využít ho při dalším zlepšování zpracování.

Grafikon přeprav

Hlavním pracovním prostředím dispečera je Grafikon přeprav.

Na časové ose vidí jednotlivá vozidla a jejich naplánované přepravy. Nenaplánované zásilky má v zásobníku a může je myší přetáhnout na konkrétní vozidlo a požadovaný čas.

Pro každou přepravu systém počítá trasu přes všechny zastávky. K dispozici jsou kilometry, předpokládaný čas, mýto a náklady.

Dispečer může porovnat nejrychlejší, nejkratší nebo nejlevnější variantu trasy.

Grafikon ukazuje také prázdné přejezdy mezi jednotlivými přepravami a základní ekonomické údaje k vozidlům. Při plánování je tak vidět obsazenost flotily i to, kolik kilometrů auto ujede a za jakých nákladů.

Kontrola plánu před potvrzením

Aplikace hlídá situace, které mohou při plánování způsobit problém.

Nedovolí například potvrdit dvě časově se překrývající přepravy na stejném vozidle.

Kontroluje návaznost časů jednotlivých zastávek a upozorní, pokud naplánovanou trasu není možné v zadaném čase zvládnout.

Při návrhu časů pracuje také s jízdní dobou, povinnými přestávkami a odpočinkem řidiče.

Systém počítá i se souběžnou prací více dispečerů a hlídá, aby si navzájem nepřepsali změny na stejné přepravě.

Crossdock a externí doprava

Součástí řešení je také práce s crossdockem.

Dispečer může určit místo, kde se část nákladu vyloží, a následně naplánovat pokračování zásilky jiným vozidlem. Původní a navazující přeprava přitom zůstávají propojené.

Ve stejném grafikonu lze plánovat vlastní i externí vozidla. Externí přepravy se rozlišují podle SPZ a dopravce, takže je není nutné evidovat mimo hlavní plán.

Flotila, řidiči a Transics

Samostatná část Flotila poskytuje týdenní přehled vozidel, dispečerů a řidičů.

Lze zde pracovat s plánovanými odjezdy, parkováním, komentáři, prostoji nebo nepřítomností řidičů. Změny se mezi uživateli průběžně synchronizují a jsou dohledatelné v historii.

Aplikace je zároveň napojená na Transics.

Dispečer tak přímo při plánování vidí aktuální polohu vozidla, směr jízdy, aktivitu řidiče, zbývající dobu řízení nebo odhadovaný čas příjezdu.

Plánovaný stav tak může porovnat se skutečnou situací vozidla bez přechodu do dalšího systému.

Propojení s Microsoft Dynamics NAV

Po dokončení plánování se přeprava předává do Microsoft Dynamics NAV.

Uživatel v aplikaci vidí, zda byla data připravena, odeslána a jaká odpověď se z Navisionu vrátila. K dispozici zůstává také historie předchozích odeslání.

Pokud je potřeba již odeslanou přepravu změnit, oprávněný uživatel ji může odemknout, upravit a znovu předat do Navisionu.

Je tak možné zpětně dohledat, co bylo do ERP skutečně odesláno a v jakém stavu se konkrétní přeprava nachází.

Propojení s dalšími aplikacemi L7 Group

Aplikace pro řízení automobilové dopravy je součástí širší digitalizace provozu L7 Group.

Pro skladové a předprodejní plochy používá L7 Group také samostatnou aplikaci Skladování aut od Quartex Praha. Ta řeší příjem vozidel, jejich umístění, péči a škody. Systém pro řízení dopravy na tuto část provozu navazuje plánováním přeprav a pohybu vozidel.

Pro zpracování přijatých dokladů využívá L7 Group také Q.Invoice s návazností na Navision.

Přínos pro každodenní práci

Objednávku z PDF není nutné kompletně přepisovat do formuláře. Aplikace připraví návrh a dispečer kontroluje konkrétní údaje, u kterých je kontrola potřeba.

Zákazníci a distribuční místa se párují s číselníky Navisionu, takže se do procesu nepřenášejí zbytečně další varianty stejných dat.

Grafikon spojuje zásilky, vozidla, trasy, kilometry, náklady, prostoje a data z telematiky. Dispečer má při plánování informace, které by jinak hledal v několika různých systémech.

Současně zůstává dohledatelné, kdo provedl změnu a co bylo následně předáno do Navisionu.

Vývoj podle reálného provozu

Řešení nevzniklo jako jednorázově uzavřená aplikace.

Jednotlivé funkce doplňujeme podle konkrétních situací, které přináší každodenní provoz L7 Group. Tak postupně vzniklo napojení na Transics, crossdock, pokročilé trasování, práce s externími vozidly i AI zpracování objednávek.

Výsledkem je provozní aplikace postavená mezi dispečerskou prací a ERP systémem, která pracuje s daty z Navisionu, telematiky i příchozích objednávek v jednom prostředí.

Zakázkové aplikace propojené s ERP

V Quartex Praha vyvíjíme zakázkové webové aplikace podle konkrétních procesů zákazníka a propojujeme je s Microsoft Dynamics NAV, Dynamics 365 Business Central i dalšími podnikovými systémy.

Zajišťujeme analýzu, vývoj, integrace i další rozvoj řešení.