Digitalizace dodacích listů pro Accom Holding

Digitalizace dodacích listů pro Accom Holding

Pro společnost Accom Holding jsme v Quartex Praha navrhli řešení pro digitalizaci dodacích listů, vytěžování údajů z dokumentů a evidenci vratných obalů s napojením na ERP systém Microsoft Dynamics NAV. 

Projekt vznikl z velmi konkrétní provozní potřeby. Dodací listy se v logistice potravinářských výrobků zpracovávají ve velkém objemu, část údajů vzniká ručně přímo v provozu a následně je potřeba je dostat do ERP systému tak, aby byly dohledatelné, kontrolovatelné a použitelné pro další práci. 

V takovém prostředí nestačí jen naskenovat dokument a uložit ho do složky. Důležité je vytěžit správné údaje, spárovat je s odpovídajícím záznamem v ERP, umožnit kontrolu a zároveň udržet návaznost na původní dokument. 

Řešení pro Accom Holding proto kombinuje webovou aplikaci, AI/OCR vytěžování, archiv dokumentů a napojení na Dynamics NAV. Současně je navržené tak, aby bylo připravené i na budoucí přechod zákazníka na Microsoft Dynamics 365 Business Central. 

Co řešení přináší 

Méně ručního přepisování údajů z dodacích listů 

Aplikace pomáhá omezit ruční přepisování údajů ze skenovaných nebo ručně vyplňovaných dodacích listů do ERP systému. Uživatelé tak nemusí opakovaně opisovat čísla dokladů a hodnoty z tabulek vratných obalů. 

Rychlejší dohledání dokumentů 

Dodací listy jsou uložené v digitálním archivu, kde je možné je vyhledávat, filtrovat a zpětně kontrolovat. Uživatel tak neztrácí čas hledáním dokumentu v e-mailech, složkách nebo skenech bez vazby na ERP. 

Automatické spárování s ERP 

Vytěžené číslo dodacího listu slouží ke spárování dokumentu s odpovídajícím záznamem v Dynamics NAV. ERP následně doplní vytěžené hodnoty do správného místa. 

Lepší evidence vratných obalů 

Řešení podporuje zpracování ručně vyplňované tabulky vratných obalů a přepravek u definovaného typu dodacího listu. To je pro zákazníka důležité zejména kvůli přesnosti evidence a následné kontrole. 

Připravenost na další rozvoj 

Řešení je navržené tak, aby mohlo být v budoucnu rozšířeno a napojeno také na Microsoft Dynamics 365 Business Central. Zákazník tak nezískává jednorázový nástroj, ale základ pro další digitalizaci provozních procesů. 

Profil zákazníka

Accom Holding je dlouholetým zákazníkem Quartex Praha. Skupina Accom se zaměřuje na služby a produkty v oblasti distribuce a logistiky potravinářských výrobků. 

Právě v tomto oboru má evidence dodacích listů, vratných obalů a přepravek vysoký provozní význam. Pracuje se s velkým objemem dokladů, s údaji zapisovanými v terénu nebo při rozvozu a s potřebou rychlé návaznosti na ERP systém. 

Roční objem zpracování se může pohybovat až kolem 200 000 kusů dodacích listů, což z digitalizace nedělá kosmetickou úpravu procesu, ale důležitý provozní krok. 

Jakmile se s takovým množstvím dokumentů pracuje ručně, každé opisování, dohledávání nebo kontrola navíc postupně znamenají velkou časovou zátěž. Cílem projektu proto nebylo pouze dokumenty archivovat, ale dostat je do řízeného digitálního procesu. 

Výchozí situace a cíl projektu

Původní proces byl založený na papírových dodacích listech. Řidič zapisoval vybrané údaje ručně na dokument, ten se následně skenoval a důležité hodnoty se přepisovaly do ERP systému. 

Takový postup je v provozu běžný, ale u vysokého objemu dokumentů začne být náročný na čas, kontrolu i přesnost. Informace sice existují, ale část z nich je na papíře, část ve skenu a část v ERP. Uživatelé pak musí ověřovat, zda je dokument správně zaevidovaný, zda se údaje opsaly správně a jestli je možné dohledat původní podklad. 

Cílem projektu bylo vytvořit digitální systém, který zpracování dodacích listů zrychlí, omezí chybovost, umožní spárování naskenovaného dokumentu s ERP a nabídne přehledný archiv pro zpětné dohledání. 

Důležitou součástí zadání byla také evidence vratných obalů, které nahrazují jednorázové obaly. U těch je přesná evidence zásadní, protože se promítá do provozu, kontroly i následného vyhodnocování. 

Řešení od Quartex Praha

Quartex Praha navrhl řešení složené ze dvou hlavních částí. První část běží ve stávajícím ERP systému Dynamics NAV, druhá část zajišťuje webovou aplikaci, vytěžování dokumentů, archiv a komunikaci s ERP. 

Nešlo o vytvoření samostatné evidence mimo hlavní systém. Naopak. Cílem bylo zachovat Dynamics NAV jako hlavní provozní systém a doplnit ho o nástroj, který je vhodnější pro práci se skeny, vytěžováním a kontrolou dokumentů. 

ERP část v Dynamics NAV

ERP část zajišťuje příjem datové zprávy z webové aplikace, dohledání dodacího listu podle čísla dokumentu a zápis vytěžených hodnot do správného záznamu v Dynamics NAV. 

Po přijetí dat ERP dohledá odpovídající dodací list, zapíše hodnoty z ručně vyplňované tabulky vratných obalů a umožní uživateli zobrazit naskenovaný dokument uložený ve webové aplikaci přímo z ERP. 

Díky tomu zůstává hlavní evidence v systému, ve kterém uživatelé běžně pracují. Webová část neodpojuje proces od ERP, ale doplňuje ho tam, kde samotný ERP systém není pro práci s dokumenty nejvhodnější. 

Součástí ERP části je také interní příznak pro oddělení dokumentů z hromadného skenu. Ten pomáhá rozpoznat první dokument v dávce a správně přiřadit další dokumenty jako přílohy. 

Webová aplikace pro zpracování dodacích listů

Webová část řešení zajišťuje načítání skenů, komprimaci dokumentů, AI/OCR vytěžování údajů, validaci, archivaci a komunikaci s ERP. 

Aplikace automaticky vytěžuje číslo dodacího listu, pracuje s údaji z ručně vyplňované tabulky vratných obalů a přepravek a u faktur umožňuje vytěžit číslo dodacího listu z textu dokumentu. 

Součástí aplikace je také formulář pro kontrolu vytěžených údajů, archiv dokumentů s vyhledáváním a filtrováním a kontrolní report, který pomáhá najít doklady bez vytěženého čísla nebo s chybou vytěžení. 

Řešení zároveň počítá s průběžným učením AI modelu, protože u dokumentů, které obsahují ruční zápisy nebo různě umístěné údaje, se přesnost vytěžování zlepšuje postupně podle reálných podkladů. 

Jaké dokumenty řešení zpracovává

Řešení bylo navrženo podle dodaných a testovaných podkladů od Accom Holding. Rozsah vytěžování je proto přesně vymezený a odpovídá konkrétním typům dokumentů, se kterými zákazník pracuje. 

Prodejní dodací list 

U běžného prodejního dodacího listu se vytěžuje číslo dodacího listu. To slouží jako klíčový údaj pro spárování dokumentu s odpovídajícím záznamem v ERP. 

Dodací list s ručně vyplňovanou tabulkou 

U definovaného typu dodacího listu se kromě čísla dokumentu vytěžují také údaje z ručně vyplňované tabulky vratných obalů a přepravek. 

Právě tato část je pro projekt zásadní, protože převádí ručně doplněné provozní údaje do digitální podoby a následně do ERP systému. 

Faktura 

U faktur se vytěžuje číslo dodacího listu z textu faktury. Číslo přitom nemusí být vždy na stejném místě dokumentu, což klade vyšší nároky na vytěžování a kontrolu. 

Archiv a kontrolní přehled 

Součástí řešení je digitální archiv dokumentů. Uživatelé díky němu získají přehled o zpracovaných dodacích listech a mohou je dohledat podle dostupných údajů. 

Archiv není jen úložiště skenů. Je napojený na proces vytěžování a kontrolu dat, takže pomáhá uživatelům sledovat, které dokumenty byly zpracované správně a které vyžadují pozornost. 

Kontrolní report umožňuje identifikovat doklady, u kterých se nepodařilo vytěžit číslo dodacího listu nebo kde vznikla chyba. To je důležité hlavně u vysokého objemu dokumentů, protože výjimky musí být rychle viditelné. 

Připravenost na Business Central 

Accom Holding aktuálně pracuje s ERP systémem Microsoft Dynamics NAV. Řešení je ale navržené tak, aby bylo připravené na budoucí napojení na Microsoft Dynamics 365 Business Central. 

To je důležité z pohledu dlouhodobé udržitelnosti. Zákazník může postupně digitalizovat konkrétní procesy, aniž by musel čekat na kompletní změnu ERP systému. 

Jakmile v budoucnu dojde k přechodu na Business Central, může na navrženou logiku a zkušenosti z projektu navázat další rozvoj. To je pro podobné provozní aplikace zásadní, protože jejich hodnota se často ukáže právě v dlouhodobém používání a postupném rozšiřování. 

Profesionální aplikace, ne jednorázový doplněk 

U projektů tohoto typu není nejdůležitější jen první nasazení. Důležité je, aby řešení zvládlo reálný provoz, rostoucí objem dokumentů, výjimky, změny v procesech a budoucí rozvoj. 

Quartex Praha proto neřeší jen samotné obrazovky aplikace, ale také datové vazby, kontrolní mechanismy, napojení na ERP, možnosti archivu, provozní odpovědnosti a další udržitelnost řešení. 

V tomto projektu se propojuje znalost Dynamics NAV, vývoje webových aplikací, AI/OCR vytěžování a provozních procesů zákazníka. Právě kombinace těchto oblastí umožňuje navrhnout řešení, které není oddělené od každodenní práce, ale přímo na ni navazuje. 

Přínosy projektu 

Nové řešení pro digitalizaci dodacích listů pomáhá zákazníkovi převést část ruční práce do řízeného digitálního procesu. 

Největší přínos vzniká ve chvíli, kdy se papírový dodací list přestává chovat jako izolovaný dokument a stává se součástí datového toku. Sken je dohledatelný, číslo dodacího listu vytěžené, údaje z vratných obalů zpracované a výsledek předaný do ERP systému. 

Uživatelé získávají rychlejší přístup k dokumentům, lepší kontrolu nad výjimkami a menší závislost na ručním přepisování. Firma zároveň získává základ pro další automatizaci podobných dokladových procesů. 

Důležité je také to, že řešení respektuje stávající systém zákazníka. Dynamics NAV zůstává hlavním ERP, ale je doplněný o nástroj, který pomáhá tam, kde je práce s dokumenty, AI vytěžováním a archivem efektivnější mimo samotné ERP prostředí. 

Výsledek

Projekt pro Accom Holding ukazuje, jak může digitalizace dodacích listů zjednodušit provozní agendu ve firmě, která pracuje s vysokým objemem dokumentů a potřebuje přesnou návaznost na ERP. 

Výsledkem je návrh řešení, které propojuje skenování dodacích listů, AI/OCR vytěžování, kontrolu údajů, digitální archiv a integraci do Dynamics NAV. 

Zákazník získává nástroj pro rychlejší zpracování dokumentů, lepší dohledatelnost a přesnější evidenci vratných obalů. Současně má připravený základ pro další rozvoj a budoucí napojení na Business Central. 

Projekt zároveň ukazuje přístup Quartex Praha k digitalizaci provozních procesů. Nejde pouze o nasazení technologie, ale o pochopení konkrétního procesu, návrh datových vazeb, propojení s ERP a dlouhodobou udržitelnost řešení. 

Chcete podobné řešení i pro vaši firmu?

Pracujete s velkým množstvím dodacích listů, faktur, skenů nebo ručně vyplňovaných dokumentů? 

Navrhneme vám řešení, které propojí webovou aplikaci, AI vytěžování, kontrolu dat a váš ERP systém. Pomůžeme vám s analýzou, návrhem, vývojem, integrací, testováním i dalším rozvojem. 

➡ Chci konzultaci zdarma